АППАРАТ СОВЕТА ДЕПУТАТОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА БРАТЕЕВО
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении Положения об архиве аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах»:
1. Утвердить Положение об архиве аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево (Приложение).
2. Опубликовать настоящее распоряжение в бюллетене «Московский муниципальный вестник» и разместить на официальном сайте www.mun-brateevo.ru.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его опубликования.
4. Распоряжение руководителя муниципалитета «Братеево» от 08 октября 2004 года № МБР-04-166/04 «О принятии положений об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)» признать утратившим силу.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево Митрюка Василия Васильевича.
Руководитель аппарата Совета депутатов
муниципального округа Братеево В.В. Митрюк
Приложение
к распоряжению аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево
от «_27_» __октября____________ 2014 года
№ _МБР-04-67/14_______________________
Положение
об архиве аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево
1.1. Документы Совета депутатов муниципального округа Братеево (далее – Совет депутатов) и аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево (далее - аппарат), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда города Москвы и подлежат постоянному хранению в Центре хранения документов после 1917 года Государственного бюджетного учреждения города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы» (ГБУ «ЦГА Москвы»).
1.2. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, хранятся в аппарате.
1.3. Аппарат Совета депутатов обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Москвы, образующихся в процессе деятельности Совета депутатов и аппарата, в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ «ЦГА Москвы».
1.4. Все работы, связанные с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей на постоянное хранение архивных документов в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ «ЦГА Москвы», производятся силами и за счет аппарата.
1.5. За утрату и порчу документов Архивного фонда Москвы должностные лица аппарата несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.6. В аппарате создается архив для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ «ЦГА Москвы».
Аппарат обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.
Функции архива аппарата распоряжением аппарата Совета депутатов муниципального округа Братеево (далее – распоряжение аппарата) возлагаются на муниципального служащего, ответственного за ведение архива.
1.7. В своей работе архив аппарата руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах», постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива) и Главархива Москвы, указаниями вышестоящих организаций, распоряжениями аппарата, и настоящим Положением.
1.8. Архив аппарата работает по утвержденным планам.
1.9. Положение об архиве аппарата утверждается распоряжением аппарата по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива Москвы.
1.10. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель аппарата.
1.11. Организационно-методическое руководство деятельностью архива аппарата осуществляет Главархив Москвы.
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения и документы имеющие отметку «ЭПК», в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), образовавшиеся в деятельности Совета депутатов и аппарата.
2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.
2.3. Документы организаций-предшественников.
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ «ЦГА Москвы» с соблюдением нормативных требований по архивному делу.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве аппарата.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Совета депутатов и аппарата Совета депутатов, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления описей на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы и графики передачи документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ «ЦГА Москвы».
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) аппарата и ЦЭПК Главархива Москвы.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Организует использование документов:
- информирует руководителя и муниципальных служащих аппарата о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива либо во временное пользование муниципальным служащим аппарата;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.6. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в аппарате.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) аппарата.
3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел аппарата, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив аппарата.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации муниципальных служащих аппарата ответственных за ведение архива.
3.2.10. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ «ЦГА Москвы» документы Архивного фонда Москвы.
3.2.12. Проводит проверку наличия и состояния документов при смене заведующего архивом (или лица, ответственного за архив) с оформлением акта проверки.
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в аппарате.
4.2. Требовать от аппарата своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
4.3. Запрашивать от аппарата сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.1. Муниципальный служащий, ответственный за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
5.2. Муниципальный служащий, ответственный за архив, совместно с руководителем аппарата несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.